En temps « normal », l’employeur doit réunir régulièrement le comité social et économique (CSE). La périodicité est fonction de la taille de l’entreprise (ou de l’établissement) :
Un accord peut toutefois augmenter ou diminuer le nombre de réunions annuelles à la condition de ne pas descendre en dessous de six réunions par an. Il doit s'agir d'un accord d'entreprise, conclu dans les conditions prévues à l'article L. 2232-12 du Code du travail (accord majoritaire) ou, en l'absence de délégué syndical, d'un accord entre l'employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires (C. trav., art. L. 2312-19).
Il faut également rappeler que le CSE doit aborder chaque année, dans au moins quatre réunions, des questions portant en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
Le non-respect de la périodicité par l’employeur constitue un délit d’entrave au bon fonctionnement de l’institution. Pendant la période des congés payés, l’employeur est tenu de convoquer normalement le CSE indépendamment du fait que des membres soient en congé. De même, la fermeture de l’entreprise pour une période de 4 semaines, mais à cheval sur 2 mois ne dispense pas l’employeur de ses obligations.
En raison de la crise sanitaire liée au Coronavirus, une ordonnance du 1er avril 2020 aménage les règles de réunions du CSE. Par dérogation au Code du travail, l’employeur peut réunir le comité social et économique (CSE), le CSE central ou toute autre instance représentative du personnel par :
Dans tous les cas, l’employeur doit informer l’ensemble des élus, des modalités de la réunion.
La limite de trois réunions par an en visioconférence ne s’applique donc pas pendant la crise sanitaire.
Pour la conférence téléphonique, l'employeur devra s'assurer que le dispositif mis en oeuvre garantit l'identification des membres de l'instance représentative du personnel, ainsi que leur participation effective en assurant une transmission continue et simultanée du son des délibérations. La demande de suspension de séance doit demeurer possible. Lorsque le vote est organisé par voie életronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ansi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
L’ordonnance précise également que tous les processus électoraux en cours ou à venir sont suspendus et que les mandats des élus du personnel sont donc prorogés.
Il convient d’être prudent lors de l’utilisation des applications de visioconférence. La CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) vient d’émettre des recommandations sur l’utilisation de ces applications.
La CNIL rappelle que ces logiciels de discussion se basent sur une technologie de VoIP (voix sur IP) qui permet aux utilisateurs de discuter via leur microphone et/ou leur webcam et nécessitent d’être connectés à Internet. Souvent gratuits, ils présentent des risques en matière de respect de la vie privée. La CNIL rappelle ainsi quelques règles de vigilance :
- privilégier les solutions protégeant la vie privée, certifiée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information,
- éviter de télécharger une application depuis une source ou un site web inconnus,
- n’utiliser que les applications indiquant clairement comment leurs données sont réutilisées,
- lire les commentaires des utilisateurs,
- vérifier que des mesures de sécurité essentielles ont été mises en place (chiffrement des communications, etc.),
- sécuriser leur réseau Wifi avec un mot de passe robuste,
- s’assurer que leur antivirus et leur pare-feu sont à jour.
La commission recommande notamment aux utilisateurs de regarder les paramètres de l’application, concernant notamment la protection de leur vie privée et de fermer l’application sur leur ordinateur ou leur téléphone lorsqu’ils ne l’utilisent plus et désactiver leur microphone et leur webcam (quitte à obturer physiquement la webcam avec un cache).
Didier FORNO
Expert-comptable spécialisé dans les CSE
Publié le 06/04/2020