L’approche des fêtes de fin d’année est une période très chargée pour de nombreux comités sociaux et économiques (CSE) : repas de fin d’année, arbre de Noel, chèques cadeaux, etc. sont autant d’événements qui nécessitent une implication forte des élus du personnel.
La préparation de ces réjouissances est aussi l’occasion, pour les élus, de s’interroger sur les responsabilités du CSE et d’éviter les mauvaises surprises…
Pourquoi célébrer les fêtes de fin d’année ?
Les fêtes de fin d’année sont un événement traditionnel dans la vie d’une entreprise. Cette tradition est très ancrée dans l’esprit des salariés français. Les événements de fin d’année sont également l’occasion de faire le bilan de l’année écoulée dans une ambiance festive et décontractée. La réunion des salariés aide à tisser des liens, dans un contexte « post Covid » marqué par un certain isolement des salariés (télétravail, visioconférence, etc.).
3 éléments pour réussir sa fête
– Choisir un lieu de fête chaleureux : afin de mettre à l’aise tous vos collaborateurs et contribuer à installer une ambiance de Noël chaleureuse, le choix du lieu de la réception est primordial. Le lieu doit, si possible, être déconnecté de l’ambiance de travail et doit être authentique et bien décoré.
– Prévoir des animations : pour détendre l’ensemble des invités et maintenir une bonne dynamique, l’organisation d’animations est un plus. Les jeux de casino, les dégustations ou les ateliers sont toujours attractifs. Ces moments de partage entre collègues favorisent la cohésion de groupe et la bonne entente entre les employés d’une même entreprise, surtout dans un contexte « post-covid » de massification du télétravail.
– Des cadeaux pour tous : prévoir un cadeau, même modeste, à chaque salarié, à l’arrivée à la fête contribue à mettre le salarié dans une ambiance décontractée.
Le lieu de la fête
Deux options sont possibles : organiser la fête dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur. Si le CSE souhaite utiliser les locaux de l’entreprise, il doit obtenir l’accord de l’employeur. L’employeur reste responsable de la sécurité des personnes se trouvant dans ses locaux.
Si le CSE organise la fête à l’extérieur, il dispose d’une liberté de choix totale, mais sa responsabilité peut être engagée, en cas de problème.
Avec quel budget financer la fête ?
Le Code du travail ne donne pas une définition précise de l’activité sociale et culturelle (ASC). C’est la jurisprudence qui, au fil du temps, est venue préciser la liste des ASC.
À n’en pas douter, la fête de fin d’année organisée par le CSE constitue bien une activité sociale et culturelle au bénéfice des salariés. À ce titre, l’ensemble des dépenses engagées pour cet événement (location de salle, spectacle, repas, cadeaux) doivent être imputées sur le budget des œuvres sociales et culturelles.
L’imputation de ces dépenses sur le budget des activités économiques et professionnelles (AEP), également dénommé « budget de fonctionnement » constitue une infraction, pouvant engager la responsabilité civile et pénale des élus.
En cas de distribution de cadeaux et bons cadeaux, le CSE devra veiller au respect des plafonds URSSAF, afin d’éviter des redressements de cotisations. Voir notre article : cadeaux-et-bons-deachat-dans-les-cse-connaitre-les-seuils-urssaf-pour-ne-pas-etre-taxe.html
La consommation d’alcool pendant la fête
C’est souvent la principale inquiétude des organisateurs. La consommation d’alcool a, historiquement, en France, un côté festif… Mais les dérapages sont toujours possibles. Alors, prudence !
Fête organisée dans l’entreprise
La consommation d’alcool dans l’entreprise est règlementée. L’article R4228-20 du Code du travail précise : « Aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n'est autorisée sur le lieu de travail.
Lorsque la consommation de boissons alcoolisées, dans les conditions fixées au premier alinéa, est susceptible de porter atteinte à la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs, l'employeur, en application de l'article L. 4121-1 du Code du travail, prévoit dans le règlement intérieur ou, à défaut, par note de service les mesures permettant de protéger la santé et la sécurité des travailleurs et de prévenir tout risque d'accident. Ces mesures, qui peuvent notamment prendre la forme d'une limitation voire d'une interdiction de cette consommation, doivent être proportionnées au but recherché ».
Pour l’ anecdote, on rappelle que le poiré est une boisson alcoolisée effervescente, similaire au cidre, de couleur jaune pâle à jaune doré, obtenue par fermentation du jus de poire issu de variétés spécifiques de « poires à poiré ». Sa fabrication est inscrite à l'inventaire du patrimoine culturel immatériel en France en 2019.
Donc, grande prudence sur le lieu de travail en matière de consommation d’alcool ! L’obligation de sécurité pèse sur chaque salarié. Chaque salarié doit limiter sa consommation d’alcool et celle de ses collègues.
Fête organisée en dehors de l’entreprise
Le CSE doit surveiller la consommation d’alcool. Le plus simple étant de limiter les quantités de boissons alcoolisées. En effet, en cas d’accident, la responsabilité du CSE pourrait être engagée.
Il est recommandé, avant la fête, d’adresser un message à l’ensemble des salariés, afin de les sensibiliser aux conséquences (addiction, altercation, accident de la route) d’une consommation excessive l’alcool. Les écrits restent, les paroles s’envolent !
L’idéal serait de mettre en place un système de navette, de co-voiturage et de mettre à disposition des éthylotests.
L’impact de la pandémie de la Covid
Depuis le 14 mars 2022, le Gouvernement a décidé au niveau national la levée du protocole sanitaire en entreprise et la levée de l’obligation du port du masque en intérieur. Cependant, il est fortement recommandé de porter un masque dans les lieux de promiscuité, les espaces clos, dans les lieux d’affluence.
Avec le temps, on a tendance à l’oublier, mais la Covid est toujours présente…
Des précautions sont donc nécessaires : mise à disposition de masques et de gel hydroalcoolique pendant la fête.
Un rappel des « gestes barrières » par écrit, à l’ensemble des participants est une sécurité.
Le CSE peut utilement consulter le guide repère des mesures de prévention des risques de contamination au covid-19.
La couverture de la fête par les assurances
En tant que personne civile, le comité social et économique est responsable des dommages causés à autrui :
L’organisation d’une fête de fin d’année présente de nombreux risques. Le comité doit donc vérifier, avant la fête, que son contrat multirisques couvre bien la fête et les participants (élus, salariés, bénévoles, invités).
Le CSE a tout intérêt à informer son assureur de l’organisation de l’événement envisagé. Celui-ci saura, si nécessaire, adapter le contrat d’assurance.
La déclaration de la fête à la SACEM
Si le CSE diffuse de la musique ou organise un concert lors de la fête, une déclaration préalable à la SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) est obligatoire. À chaque type d’événement correspond une tarification.
Pour ne pas gâcher la fête
La fête de fin d’année est l’occasion pour le CSE de communiquer sur son rôle et ses différentes actions. Pour les salariés, c’est l’occasion de mieux se connaître, dans un contexte différent de celui du travail. Pour les enfants, c’est souvent un moment de féérie, qui restera longtemps gravée dans leur mémoire.
Organiser une fête de fin d’année n’est pas anodin. Quelques précautions s’avèrent donc nécessaires.
Didier FORNO
CEOLIS
Assistance juridique du CSE
Publié le 05/11/2024