Registres obligatoires : membres du CSE, vérifiez qu’ils existent !

L’employeur doit créer un certain nombre de registres dans l’entreprise. Le comité social et économique (CSE) doit vérifier qu’ils existent bien.

Le registre unique du personnel

Dès l’embauche du premier salarié ou l’arrivée d’un stagiaire, l’employeur à l’obligation de tenir un registre du personnel par établissement. Les salariés sont inscrits dans le registre dès leur embauche et dans leur ordre d’arrivée. Les stagiaires le sont également dans une partie spécifique du registre.

Informations obligatoires de ce registre :

  • identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;
  • carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise ;
  • type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim) par exemple ;
  • pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
  • pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés).

Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique (CSE), de l’inspection du travail et des agents URSSAF.

Le registre des dangers graves et imminents

Tous les établissements dotés d’un CSE doivent détenir un registre des dangers graves et imminents.   Le registre est tenu à la disposition des représentants du personnel. Il est constitué de pages numérotées et authentifiées par le CSE.

Lorsqu'il est constaté — par un membre du CSE— qu'il existe une cause de danger grave et imminent, le registre est utilisé pour consigner par écrit l'avis du CSE. Cet avis est daté et signé. Le CSE intervient selon la procédure suivante :

  • constatation du danger ;
  • information de l'employeur et consignation sur le registre (indication du poste de travail concerné, de la nature et de la cause du danger, du nom du ou des salariés exposés) ;
  • enquête de l'employeur avec un représentant du personnel (l'employeur ne peut pas refuser de se rendre sur les lieux du danger ou de fournir au représentant les moyens nécessaires pour y aller) ;
  • en cas de désaccord sur la réalité du danger et la façon de le faire cesser, information de l'agent de contrôle de l'inspection du travail et du service de prévention de la CARSAT ;

Le registre unique de sécurité

Afin de faciliter la conservation et la consultation des documents de vérification et de contrôle en matière d’hygiène et de sécurité imposés par la loi, ceux-ci peuvent être rassemblés dans un document unique : le registre unique de sécurité.

Ce registre unique n’est pas obligatoire. Toutefois, la tenue et la conservation des documents de vérification et de contrôle en matière d’hygiène et de sécurité le sont.

En général, on retrouve dans ce registre une 1ère partie avec les observations et mises en demeure de l’Inspection du travail et dans une 2ème partie, les vérifications et contrôles périodiques de l’hygiène et de la sécurité.

Le registre de traitement des données personnelles

Le règlement no 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD), est un règlement de l'Union européenne qui constitue le texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel.

Afin d’être en conformité avec ce RGPD, la tenue d’un registre de traitement des données personnelles est obligatoire pour toutes les entreprises qui traitent des données sensibles ou qui sont susceptibles de présenter un grand risque pour les droits et libertés individuelles. La tenue de ce registre est systématique dans les entreprises qui emploient plus de 250 salariés.

Le registre des traitements doit permettre d’identifier notamment :

  • les parties prenantes qui interviennent dans le traitement des données ;
  • les catégories de données traitées ;
  • à quoi servent ces données ;
  • qui y accède et à qui elles sont communiquées ;
  • combien de temps elles sont conservées ;
  • comment elles sont sécurisées.

Registres obligatoires à certains secteurs

Il existe des registres spécifiques à certains secteurs. C’est le cas notamment du carnet de maintenance des appareils de levage dans le BTP.

Didier FORNO

CEOLIS

Publié le 09/12/2019