La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale a introduit de nouvelles obligations comptables à la charge des comités d’entreprises (CE). Fin mars 2015, deux décrets d’applications ont été publiés précisant certains aspects de cette loi et notamment les différents seuils permettant à chaque comité d’entreprise de connaître précisément ses obligations.
Alors que depuis plusieurs années, les associations « loi de 1901 » et les organisations syndicales étaient soumis à une obligation de transparence financière, les CE en étaient encore exemptés.
Cette réforme vise à assurer une transparence financière et une bonne gestion des comités d’entreprises et d’en permettre le contrôle par les salariés, premier « clients » des comités d’entreprises.
La loi introduit plusieurs principaux généraux applicables à l’ensemble des comités d’entreprises mais également aux comités d’établissements, comités centraux d’entreprises et comités de groupe.
Afin de ne pas alourdir la charge de travail dans les petits CE disposant de ressources limitées, ces obligations sont déclinées, en fonction de seuils, en trois niveaux.
Les nouvelles obligations comptables des comités d’entreprises varient selon la taille de ceux-ci. Il convient de distinguer les « petits » CE, les CE « moyens » et les « grands » CE. Pour différencier les CE, il convient de retenir 3 critères :
Le premier seuil, permettant de distinguer les « petits » CE des autres se base sur les ressources du CE. Il a été fixé à 153 000 euros.
Pour calculer le montant des ressources du CE, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants :
Les CE de « petite taille » devront remplir les obligations suivantes :
Les CE de « taille intermédiaire » devront remplir les obligations suivantes :
Les CE de « grande taille » devront remplir les obligations suivantes :
Ces obligations vont pousser les CE à formaliser et contrôler l’ensemble de leurs processus et organisation.
Le rôle du commissaire aux comptes :
Son rôle est de certifier les comptes du CE. Le commissaire aux comptes est désigné par le CE pour six exercices. Il va formuler une opinion sur la régularité et la sincérité des comptes. Pour cela, il va mettre en place des diligences sur les comptes et les procédures internes pour identifier la présence d’erreurs, d’anomalies significatives ou même de fraudes. Le commissaire aux comptes peut être amené à révéler des faits délictueux au procureur de la république s’il estime que ceux-ci peuvent remettre en cause la continuité de l’exploitation du comité d’entreprise.
Le compte rendu annuel détaillé de gestion financière du CE est remplacé par un rapport d’activité et de gestion. Il présentera des informations de nature à éclairer l’analyse des comptes. Il contiendra des informations qualitatives et quantitatives susceptible d’éclairer les choix de gestion.
Cette nouvelle obligation s’applique à tous les comités, mais le contenu variera selon leur taille. Il devra contenir une présentation du CE, de ses missions, le bilan de l’activité de l’année écoulée (fonctionnement et œuvres sociales) et le bilan financier.
Les modalités d’établissement de ce rapport devront être prévues par le règlement intérieur du CE. Le rapport sera présenté lors de la réunion d’approbation des comptes.
Les comptes annuels du CE sont arrêtés selon les modalités définies par le règlement intérieur. L’employeur ne participe pas à l’arrêté des comptes.
« arrêter les comptes » signifie s’assurer de leur régularité et de leur sincérité avant de les soumettre à l’approbation par les élus. La commission chargée de cet arrêté est composé de membres élus désignés par le comité d’entreprise. Les élus devront donc vérifier que la règle de séparation des budgets (fonctionnement et Activités Sociales et Culturelles) est respectée. Dans le cas où un commissaire aux comptes a été nommé, les documents ainsi arrêtés lui sont remis pour analyse.
Les comptes annuels du CE sont approuvés par les membres élus du CE réunis en séance plénière, dédiée à ce sujet. L’approbation des comptes devra être le seul point à l’ordre du jour. Un procès-verbal spécifique est rédigé. Le président ne prend pas part au vote. Les comptes arrêtés doivent être communiqués aux membres du CE au moins trois jours avant la séance plénière.
Après approbation, le CE doit porter à la connaissance des salariés de l’entreprise le rapport d’activité et de gestion et les comptes annuels. Cette communication peut se faire par tout moyen (affichage, électronique…).
La désignation d’un trésorier devient obligatoire. Il doit être désigné parmi les membres titulaires. Cette désignation doit résulter d’un vote. Il est élu à la majorité des voix. Un trésorier membre suppléant désigné avant le 29 mars 2015 peut être maintenu dans ses fonctions jusqu’à la fin de son mandat mais cette décision doit être actée par un vote en séance plénière.
Du fait des nouvelles obligations et de la charge de travail en découlant, il est fortement recommandé de nommer un trésorier adjoint.
Quand bien même le trésorier applique les décisions du comité et ne peut engager de lui-même les budgets du CE, il a un rôle fondamental dans la bonne gestion du CE par les tâches qui lui sont confiées :
Désigné par le CE, le trésorier n’est pas responsable civilement des pertes ou des manquements qui proviendraient d’une mauvaise gestion du comité mais, en cas de malversation, de fraude ou de détournement de fond, le trésorier peut être poursuivi devant le Tribunal correctionnel pour abus de confiance, pour entrave au bon fonctionnement…
Malgré ces nouvelles obligations comptables, le crédit d’heures de délégation dont bénéficie le trésorier n’a pas changé : comme pour tous les élus titulaires du CE il s’élève à 20 heures (sauf dispositions conventionnelles ou accord d’entreprise plus favorables). La fonction de trésorier ne donne droit à aucun crédit supplémentaire.
Elle est obligatoire dans les CE disposant de plus de 153 000 euros de ressources. Cette commission sera chargée de choisir les fournisseurs et les prestataires, pour les achats de biens et de services supérieurs à 30 000 euros. Pour cela, elle proposera les critères permettant de comparer les différentes offres et de faire un choix ; ces critères devront être approuvés par le CE.
Elle établit un rapport d’activité annuel, joint en annexe au rapport d’activité et de gestion du CE, et rend compte de son activité au CE une fois par an.
Les membres de la commission sont désignés parmi les membres titulaires du CE.
Les modalités de fonctionnement de la commission sont fixées par le règlement intérieur.
La rédaction d’un règlement intérieur devient obligatoire. Il fera office de statuts. Celui-ci devra notamment prévoir :
Le règlement intérieur peut également prévoir les modalités de révocation du trésorier.
L’ensemble des documents (livres, listings, pièces comptables, relevés de banque, contrats, factures, justificatifs) doivent être rangés et classés rigoureusement.
Les archives doivent être conservées pendant une durée minimale dépendant de la nature de celles-ci :
Ces nouvelles obligations doivent être perçues comme une opportunité pour les CE de clarifier leur organisation et la répartition des rôles en leur sein.
La volonté par le législateur de rendre plus transparent le fonctionnement des CE va permettre de mieux faire comprendre le rôle des élus et l’importance du CE aux salariés de l’entreprise.
Publié le 29/12/2015